Что такое благодарственное письмо и как его писать?

писатель, психолог, гештальт-терапевт

Кажется, что лучшая благодарность – ответный подарок, а слова только создают лишний шум. Но иногда ироничная поговорка «спасибо в карман не положишь» не срабатывает. Благодарственное письмо – не просто отличный способ выразить признательность, но обязательная часть этикета и важная часть межличностного общения. В статье рассказываем о том, кому отправить и как составить запоминающееся письмо-благодарность, а также знакомим с психологической техникой «Письмо с благодарностью».

Что такое благодарственное письмо?

Благодарственное письмо — это послание, которое отправляют, чтобы поблагодарить за сотрудничество, помощь или предоставленную возможность, выразить уважение и признательность, закрепить дружеские или деловые отношения. Письмо-благодарность также принято писать в ответ на приглашение или подарок, полученный по почте. Благодарственное письмо не входит в перечень обязательных документов в системе документооборота. Это, скорее, инструмент общения и построения отношений с наставниками, коллегами, клиентами, родственниками.

В русскоязычной деловой культуре благодарственное письмо чаще расценивают как попытку мелкого подхалимажа. Но англоязычные сайты рассказывают о нем как о тонком искусстве сродни каллиграфии. Полученные «Thank You Letter» (письмо-благодарность) оформляют в рамки, выставляют на видных местах, с гордостью добавляют в карьерное портфолио как доказательство навыков коммуникации. Это еще и правило хорошего тона. Если не отослать Thank You Letter будущему работодателю после собеседования, на новую должность можно не надеяться.

Но проведенное собеседование не единственный повод для благодарственного сообщения. Есть много других причин для письменного выражения признательности. Благодарят руководителей, коллег, бизнес-компаньонов, поставщиков, новых и постоянных покупателей, случайных помощников, организации и отдельных людей.

Пройти тест на тип личности

15 неожиданных поводов для благодарственных писем.

В каждой книге о деловой переписке обязательно есть раздел о важности писем благодарности. Речь идет не о канцелярской бюрократии, а об искренней заботе о клиентах. Ведь благодарственное послание:

Дает возможность наладить с бизнес-партнерами долгосрочные отношения, не затрачивая деньги на дорогие подарки.
Поддерживает у покупателей интерес к продаваемым товарам или услугам.
Выгодно выделяет на фоне конкурентов.
Вызывает чувство признательности, которое превращает новых клиентов в постоянных.

Наверняка многие писали такие сообщения или получали благодарности, распечатанные на стандартном бланке. Но мало кто писал или получал именное письмо, не связанное с заслугами на работе. А если получал, то и сегодня вспоминает об этом с улыбкой. Поводов для признательности существует достаточно, а благодарственное послание уместно написать:

Работодателю после собеседования.
Наставнику за рекомендации в новой компании.
Другу, рекрутеру за помощь в поиске работы.
Коллеге за замену на работе во время отпуска или больничного.
Другу за полезный совет.
Руководителю за помощь в построении карьеры.
Подчиненным за внеурочную или отличную работу.
Учителю или воспитателю детей.
Другу за классно организованную вечеринку.
Родственнику за подарок на Рождество или день рождения.
Родителям за оплаченную учебу.
Коучу за полезный семинар.
Гостям за свадебные подарки.
Знакомым за предоставленный ночлег или экскурсию по городу.
Пожилым незнакомым людям, которые просто ждут внимания.

Составление текста не займет много времени. Зато адресату будет приятно узнать, что его усилия оценили. Особенно приятно получать рукописные послания. Оказывается, намного приятней открыть почтовый ящик и найти запечатанный конверт со своим именем, написанным от руки.

Пройти тест на дружбу

Общие правила составления благодарственного письма.

Суть письма-благодарности не в том, чтобы написать большими буквами слово «СПАСИБО». Смысл послания в искреннем признании заслуги другого человека. Если перегнуть палку, можно запросто скатиться в иронию или обезличенные конструкции, которые не будут иметь никакого эффекта.

Строгих требований к формату и содержанию нет. Есть обязательный набор элементов и для каждого – набор шаблонов, которые помогают сэкономить время. Но сегодня многие предпочитают уйти от стандартных заготовок и действовать креативно, чтобы послание получилось действительно запоминающимся.

Советы для составления идеального благодарственного письма:

Не откладывайте. Пишите сразу после события.
Разберитесь в тонкостях составления. Если нет личного, можно перечитать готовые примеры. Они помогут разобраться в обязательных пунктах, объеме текста, правилах оформления, раскладке текста, стилистике.
Выберите правильный формат. Сообщение можно отослать в электронном варианте, распечатать на фирменном бланке компании, написать от руки на готовом художественно оформленном бланке.
Подберите корректное приветствие. Убедитесь, что правильно пишете название фирмы или фамилию и имя адресата. Если вы хорошо знакомы с получателем, можно использовать только имя.
Выразите свою благодарность, начиная со слов «Спасибо за…» или «Я благодарен за…».
Сделайте послание единственным и неповторимым. Если благодарите за услугу, конкретно расскажите, как адресат помог справиться вам с вашей проблемой. В письме-признательности за подарок поделитесь эмоциями. Если это были деньги, опишите, куда собираетесь их потратить.
Повторите благодарность, начиная со слов «Еще раз спасибо за…».
Завершите послание одной из вариаций уважительного обращения и подпишитесь.
Внимательно перечитайте, чтобы убедиться в отсутствие ошибок.

Дополнительные советы о том, что сделает письмо действительно благодарственным:

Живой язык без фамильярности, излишней эмоциональности и бюрократии.
Отсутствие в деловом сообщении фактов из личной жизни и наоборот.
Похвала, но без грубой лести.
Забота не о своей выгоде, а об интересах адресата.
Индивидуальный стиль и дизайн.
Персонализация уведомления и искренняя благодарность.

Еще одна деталь: лучше писать на языке, понятном получателю. Если вы задумали поблагодарить пожилого родственника, не используйте слова из молодежного сленга. Пишите короткими, лаконичными фразами без сложных об оборотов. Обязательно увеличьте размер шрифта, выберите контрастные чернила, уберите из букв завитки, которые усложняют чтение.

Психологический эффект от письма-благодарности.

Если нет времени или желания ходить к психотерапевту, письмо с благодарностью может стать скорой психологической помощью. Даже если оно останется неотправленным, выраженная в словах признательность поможет отпустить накопленные эмоции.

Техника выполнения:

На подготовительном этапе составьте список всех значимых людей в своей жизни, которых хочется искренне поблагодарить. Поставьте себе дедлайн, до которого все послания должны быть отправлены.
Непосредственно перед написанием создайте для себя комфортные условия: уединитесь, отключите телефон, приготовьте ручку и бумагу.
Вспомните человека или связанную и ним ситуацию со всеми подробностями.
Заставьте себя начать писать. Скорее всего, это будет сложно.
Пишите все, что думаете, пишите настолько красочно, насколько позволяет ваш талант красноречия.
В конце выразите благодарность.
Прислушайтесь к себе: что чувствуете?
Обязательно запечатайте в конверт и отправьте.
Будьте готовы получить обратную связь.

Что дает эта техника:

Вы делаете дорогих для вас людей чуточку счастливее.
Вы преодолеваете собственный страх, нерешительность.
В ответном послании вы узнаете реальное, а не придуманное мнение о себе.
Вы понижаете уровень тревожности, повышаете уровень оптимизма.
Вы чувствуете связь с другими людьми.

Главная ценность техники – она помогает всем и без специальной подготовки. Причем благодарить можно даже того, кто причинил боль. Важно вытащить из себя болезненные воспоминания, чтобы прийти к результату очищения, умиротворения. Но такое послание лучше сжечь. Это еще одна часть терапевтической практики.

Выводы:

Благодарственное письмо – отличный способ выразить искреннюю признательность, поддержать отношения, напомнить о себе и получить новую работу.
Главные правила письма-благодарности: персонализация, искренность, краткость и детали.
Если вам есть кого поблагодарить, просто напишите ему. Это станет терапевтической практикой и поводом поговорить с близким человеком.

Пройти тест на эмоциональный интеллект EQ