Что такое планирование и какие есть инструменты?

Наверное, каждый слышал о необходимости продумывания своих дел. Известно, что люди, которые основательно готовятся к предстоящей работе, добиваются больших результатов. Но так ли легко освоить планирование? Какие его методы, инструменты и принципы следует знать, чтобы научиться правильно прописывать выполнение поставленных задач? Что такое стратегическое планирование? В чем его важность? Чем оно отличается от тактического или оперативно-календарного? Необходимо ли овладеть ними всеми? Ознакомимся с этой темой вместе.

Что такое планирование?

Планирование — это постановка целей или задач, с оптимальным распределением ресурсов, которые потребуются для их достижения. Чем сложнее предстоит работа, тем выше необходимость в качественной подготовке. Дело в том, что любой процесс нуждается в задействовании человеческого потенциала и материальных источников, а также времени. Чем правильнее они будут спрогнозированы до работы, тем меньше пустых потерь произойдет в ходе ее выполнения.

История планирования начинается еще в древнем обществе. Окружающий мир цикличен. Человек быстро научился прогнозировать погодные изменения, динамику популяций диких животных, состояние растительного покрова. Это позволило готовиться к посевным работам, сбору урожая, собирательству, охоте или рыбной ловле.

С развитием общества, появлением новых профессий, планирование приобретало более совершенные формы. Огромную роль в этом сыграло появление письменности, а с ней – возможности переноса больших объемов информации на внешние носители (глину, папирус, пергамент, бумагу). Возникли различные виды планирования, о которых пойдет речь дальше.

Пройти тест на полушария мозга

Виды планирования.

Подготовка к предстоящей работе может принимать самые разные формы или проявления. Все зависит от предполагаемых сроков, сфер, объектов, а также от охвата, содержания, глубины, обязательности, очередности, учета, координации прогнозируемых действий.

1. По срокам:

• Долгосрочное – стратегия развития сроком более пяти лет.
• Среднесрочное – временной промежуток от 1 года до 5 лет;
• Краткосрочное – текущие задачи (до одного года).

2. По сферам:

• Маркетинговое – определяет глобальную стратегию фирмы;
• Финансовое – просчитывает «математику» задания;
• Производственное – распределяет материально-технические ресурсы;
• Научно-исследовательское – вырисовывает общую картину;
• Индивидуальное – помогает упорядочить жизнь человека.

3. По объектам:

• Продумывание целей;
• Продумывание средств;
• Продумывание исполнителей;
• Продумывание программ;
• Продумывание действий.

4. По охвату:

• Общее – учитывает все составляющие;
• Частичное – берет во внимание значимые условия.

5. По содержанию:

• Стратегическое – отвечает на вопрос «куда?»;
• Тактическое – дает ответ на вопрос «как?»;
• Оперативно-календарное – для решения текущих вопросов;
• Бизнес-план – комплексная оценка предстоящей работы.

6. В зависимости от глубины:

• Агрегированное – анализирует общие параметры;
• Детальное – рассматривает все возможные детали.

7. По обязательности:

• Обязательное (директивное) – предполагает строгое следование предписаниям;
• Необязательное (индикативное) – несет рекомендательный характер.

8. В зависимости от очередности выполнения:

• Упорядоченное – подразумевает последовательное выполнение;
• Внеочередное – в случае необходимости;
• Скользящее – определяет возможность продления.

9. По учету данных:

• Жесткое – четкие временные рамки;
• Гибкое – согласно возникающим обстоятельствам;
• Жестко-гибкое – совмещает два предыдущих вида.

10. По координации во времени:

• Одновременное – если имеет место один единовременный этап;
• Последовательное – когда проект может быть разделен на отдельные этапы.

Наличие расширенной классификации не предполагает расхождения в базовых принципах. Они впервые были сформированы известным теоретиком и практиком менеджмента Анри Файолем, а в дальнейшем дополнены его последователями и единомышленниками.

Пройти тест на тип личности

Принципы планирования.

Эффективное планирование деятельности опирается на соблюдение таких базовых принципов:

• Единство и системность, которые означают общие цели и взаимосвязанности отдельных элементов компании;
• Важность горизонтальной координации действий и проектов между подразделениями;
• Общность и единство вектора движения, взаимная интеграция;
• Партисипативность (вовлеченность в работу всех участников проекта);
• Непрерывность реализации, соответствие временным границам;
• Гибкость, которая дает возможность корректировки;
• Наличие резервов, то есть – возможностей для лавирования;
• Точность, обусловленная конкретизацией;
• Комплексность, которая выражается в понимании общей картины;
• Эффективность, определяющаяся превышением результатов над затратами;
• Рациональность в выборе наилучшего варианта;
• Пропорциональность и сбалансированность ресурсов;
• Научность – учет достижений современной науки и техники;
• Детализация, определяющая глубину понимания;
• Простота и ясность, позволяющая адаптировать задание под уровень понимания конкретных исполнителей;

Соблюдая эти принципы, стоит знать, что они – не надуманная прихоть, а реальная возможность повысить результативность любого проекта. Особенно, если верно подобраны инструменты для подготовки планов. О них поговорим далее.

Инструменты планирования.

В обобщенном виде инструмент для создания планов – это любой носитель информации, помогающий сохранять и воспроизводить данные. Длительное время основными инструментами были бумага и ручка (карандаш). Развитие информационных технологий позволило перенести планирование в цифровой мир, экономя время, облегчая обработку записей. Затем, появилось большое количество мобильных приложений, устанавливаемых на смартфоны. Телефоны отличаются компактными размерами, находятся всегда под рукой. Это заметно упрощает планирование дел, в том числе ежедневных заданий. Приложения оптимизируют рабочий процесс, поскольку они зачастую созданы с учетом правильной технологии написания планов. О ней поговорим в следующем разделе.

Технология планирования.

Описывая само понятие «планирование», определение этого слова включает рациональное распределение сил и ресурсов. Без внедрения необходимых технологий, добиться этого невозможно.

Подготовка плана включает такие этапы:

• Анализ исходного состояния – оценка ресурсов и внешней среды, понимание тенденций компании, выявление проблем и перспектив, возможных резервов;
• Определение и формирование цели – основной ориентир движения на ближайшую или долгосрочную перспективу;
• Создание концепции развития – методы достижения поставленных целей, включая необходимые технологии;
• Стратегическое планирование – симбиоз основных идей с главными способами их реализации;
• Тактическое планирование – определение необходимых ресурсов, их оптимальное распределение;
• Оперативно-календарное планирование – поэтапное прописывание всех действий;
• Утверждение плана – финальное согласование, принятие к исполнению.

Планирование начинается с анализа и понимания своих возможностей, дальнейшего целеполагания и определения путей реализации. У многих возникает путаница в определении тактического и стратегического планирования, поэтому уделим им внимание.

Пройти тест на характер человека

Чем различаются тактическое и стратегическое планирование?

Их различия начинаются с глобальности принятия решений. С иерархической точки зрения, стратегическое планирование – это основа всего. Стратегия подразумевает понимание направления, в котором необходимо двигаться. Чаще всего, такие решения принимаются на уровне высшего руководства. Тактика – это вспомогательный этап, на котором задействуется среднее звено компании. Основная задача тактического планирования – определение путей реализации поставленных целей.

Стратегическое мышление охватывает долгосрочную перспективу, тогда как тактическое применимо для среднесрочных или ближайших заданий. Отличаются они и степенью детализации. Стратег может смотреть на вещи глобально, тогда как тактик должен уделять внимание всем деталям задумки.

Главное, придерживаться в работе именно такого направления – от масштабного к частному. Планирование рабочего времени должно исходить от глобального понимания миссии и целей. Но применимы эти принципы и в обычной жизни.

Планирование дня.

Для гармоничной жизни человеку необходимо соблюдать баланс между работой, бытовыми вопросами и досугом. Если рабочее время продумывают многие, то все, что происходит за пределами работы, часто приобретает хаотичный характер. Это неправильно, поскольку гармония достигается только в упорядочивании окружающего пространства и своих мыслей. Сложно быть прилежным в труде, при несобранности в целом. Планирование времени – это очень полезный навык, помогающий экономить свои силы и беречь ресурсы. Если у человека бардак в голове и на рабочем столе, он теряет слишком много энергии на поиск необходимой информации. Успеха в основном добивают те, кто смог упорядочить все свои дела.

Планирование дня желательно начинать с момента пробуждения, при этом учитывая свои физиологические особенности. Обобщенно, можно говорить, что пик интеллектуальной деятельности приходится на период с 10.00 до 12.00. Второй временной промежуток начинается в 14.00 и длится примерно 2 часа. Физические возможности заметно повышаются после 17.00. Но желательно прекратить нагрузки до 18.30-19.00. Это справедливо, если говорить о распорядке дня.

Но человеку также приходится планировать неделю, месяц, год и т.д. Это и есть стратегическое планирование, которое переходит в тактическое и завершается ежедневным. Если есть глобальная стратегия, ее следует разбить на маленькие ежедневные задачи, которые выполняются согласно определенному распорядку дня.

Не стоит расценивать планирование, как пустую трату времени. Напротив, оно позволяет сохранять этот ресурс, поскольку четко определяет временные рамки для выполнения отдельных задач. Предварительная подготовка заметно облегчает выполнение работы, таким образом, высвобождая дополнительное время для успеха и развития.

Пройти тест на психологический возраст